La figura dell’Assistente Virtuale non è più cosi sconosciuta come qualche anno fa.
Molte delle mie colleghe si stanno promuovendo sui social e molti imprenditori o liberi professionisti come te, si rivolgono a loro per avere un aiuto valido e competente nelle più svariate tipologie di mansioni.
Dalla gestione degli account social, alla segreteria, alla contabilità, al marketing.
Le frasi che sentite e/o leggete di più nei vari post di un’Assistente Virtuale sono: “libero il tuo tempo”, “faccio crescere il tuo business”, “potrai dedicarti alle attività che ritieni più importanti”. Tutto assolutamente vero.
Però, se mi metto nei tuoi panni, mi rendo conto che sembrano frasi buttate lì al solo scopo promozionale, ma che di concretezza hanno ben poco.
La prima domanda che ti fai è “ si, ma come?? “.
Se poi sei un commercialista, la faccenda diventa veramente utopica!
A livello teorico è tutto bellissimo, ma quando mai un commercialista affida la contabilità dei suoi clienti ad una sconosciuta a chilometri di distanza, senza sapere se quello che racconta di saper fare è vero?
Si sa, quando si parla di contabilità, basta un piccolo errore per fare un danno enorme.
Sai che ti dico: non hai tutti i torti.
Caro imprenditore, libero professionista o commercialista, non starò qui a dirti che devi imparare a delegare, che ti farò risparmiare tempo ottimizzando il tuo lavoro, o che sarai meno stressato dalle scadenze perchè della tua contabilità me ne occuperò io.
Questo lo capirai da solo.
Vorrei solo farti degli esempi concreti, raccontandoti ciò che è successo con dei miei clienti, le cui recensioni sono leggibili nella sezione “Testimonianze”.
S.B, piccola imprenditrice.
Sara aveva un problema nel gestire la parte amministrativa della sua attività, in particolare la parte di fatturazione.
Non aveva un metodo e anche psicologicamente, mettersi a tavolino per ordinare tutte le carte, fare un riepilogo degli incassi, e mandare tutto nei tempi prestabiliti al commercialista le creava tantissima ansia.
E si sa, quando una cosa ci fa stare male, procrastiniamo il più possibile il supplizio.
Tutto questo aveva creato una confusione totale nella sua amministrazione, oltre ad un vero e proprio stato di malessere fisico.
Quando poi è arrivata la fatturazione elettronica obbligatoria… il panico vero.
Si rivolse a me per sistemare la situazione dell’anno precedente, quando ancora si facevano solo le fatture cartacee, per poi gestire le fatture elettroniche per il nuovo anno.
E’ stato un lavoro non proprio semplice, ma la soddisfazione più grande è stata ricevere un messaggio (anzi più di uno) in cui mi diceva che da quando aveva affidato tutto a me, era più serena, più felice, più concentrata sul suo lavoro e soprattutto anche il commercialista mi faceva i complimenti perché riceveva i documenti finalmente per tempo e in ordine.
Il risultato è stato:
- la cliente soddisfatta , senza attacchi di ansia e concentrata sul suo core business.
- una contabilità metodica e ordinata.
- un commercialista finalmente con un cliente puntuale nella consegna della documentazione.
Ecco un esempio concreto di come del “potrai dedicarti alle cose che ti fanno stare bene, e concentrarti meglio sul tuo business”.
G.L. – Commercialista
La seconda settimana di gennaio ricevo una telefonata.
“Ciao Fede ascolta, so che non le gestisci tu ma mi serve che aggiorni urgentemente le società x, y e z. Sono ferme a settembre ed io ho l’appuntamento con il cliente la prossima settimana per fare un po’ di pianificazione fiscale. E’ fondamentale che le contabilità siano aggiornate.”
La seconda settimana di gennaio equivale a SCADENZA! E’ infatti l’ultima settimana per calcolare tutte le ive mensili prima del 16!!
Ovviamente non potevo abbandonare la mia cliente, quindi le ho detto:
“ certo, non preoccuparti, entro tre giorni avrai tutto pronto!”.
Confesso che ho fatto i salti mortali per registrare le fatture di tre mesi, conciliare gli estratti conto, registrare gli F24, quadrare i crediti e i debiti controllando che tutto fosse contabilmente corretto; ma alla fine ho mantenuto la parola ed in tre giorni aveva tutto pronto.
La mattina dopo la consegna mi arriva un messaggio vocale.
“Fede non so come ringraziarti, per la tua velocità e per la tua disponibilità . Sei una persona su cui si può contare, non ti tiri mai indietro”
Per finire con….
” Ascolta, ho un altro problema: ho una ragazza in maternità e siamo decisamente sotto organico… ti mando entro stasera l’elenco aggiornato dei clienti che intendo affidarti, ma non ti spaventare!!”
E mi ha affidato altri 10 società, per un totale di 31 ad oggi!
Risultato:
- cliente più tranquilla e con una criticità in meno.
- staff interno alleggerito.
- scadenze rispettate.
- fiducia esponenzialmente aumentata.
Ecco un esempio di come un’Assistente Virtuale contabile può diventare una risorsa preziosissima, anche se esterna allo studio, sia in momenti di crisi temporanea sia come collaboratore fisso ma flessibile, al quale pian piano affidare compiti di varia natura.
Imparare a delegare significa anche imparare ad avere fiducia; in fin dei conti la contabilità è misurabile e controllabile; va per obbiettivi e scadenze ben definite.
Non è necessario stare seduti alla scrivania davanti alla porta del capo!!
COMMERCIASTIA XX (non citerò il nome perché preferisce rimanere anonimo)
E’ il secondo commercialista con il quale collaboro.
Una società sua cliente comincia a ricevere solleciti di pagamento da parte dell’Agenzia delle Entrate (avvisi bonari) per svariati tributi che risultavano non pagati. In questi casi, visto anche le “cartelle pazze” che vengono recapitate, bisogna sempre controllare.
L’altro ieri mi chiama e mi chiede:
“Fede scusami, ho ricevuto questo avviso bonario, mi controlli se è dovuto?”
Non solo ho controllato subito, ma dando un servizio più completo, di mia iniziativa ho elaborato un prospetto di raccordo tra tutti i debiti in essere e tutti i pagamenti effettuati anche se rateizzati.
In questo modo, il commercialista ha potuto comunicare al cliente la situazione attuale reale e concordare con lui un piano di rientro in base alle sue disponibilità.
Sicuramente anche il team interno avrebbe potuto occuparsene, ma sono cosi tanto oberati di lavoro che lo avrebbero fatto in tempi non proprio rapidi o trascurando altre urgenze (che si sa, nello studio di un commercialista sono all’ordine del giorno.)
Risultato:
- il cliente ha avuto una risposta in tempi brevissimi.
- ha fatto una bella figura con il suo cliente, che si è sentito seguito con cura.
- ha una situazione contabile di quella società super aggiornata.
- lo staff interno non è stato gravato di altro lavoro extra.
Ecco un altro esempio di come un’Assistente Virtuale contabile “libera il tuo tempo, ottimizzando il lavoro”.
Come vedi, i fatti valgono molto di più delle semplici chiacchere.
