Quanto conta l’organizzazione del team di uno studio commerciale e la collaborazione tra i suoi membri?
Direi che è l’essenza per la sopravvivenza dello studio stesso.
Sempre più spesso mi imbatto in situazioni come questa:
- Team in sovraccarico di lavoro;
- Commercialista assente perché impegnato in riunioni fuori studio oppure oberato di scadenze straordinarie;
- Capo contabile incapace di gestire, organizzare e coordinare tutto il flusso di lavoro con i vari membri del team;
La conseguenza di tutto questo è:
- un continuo rincorrere le scadenze al foto finish;
- non avere la situazione generale sotto controllo;
- non avere situazioni contabili aggiornate con conseguente ricasco sulle scadenze successive;
- I periodi super caldi si stanno avvicinando, è tempo di chiusure e di scadenze impegnative che si susseguono: a partire dal 16 marzo con la Certificazione Unica, per proseguire con la Dichiarazione iva, il 730 precompilato, il deposito dei bilanci, le dichiarazioni dei redditi… in aggiunta alle scadenze ordinarie.
Come affrontare tutto questo senza panico e ansia?
Organizzandosi con metodo e collaborando tutti per lo stesso fine: far funzionare la macchina senza “intoppi”.
Non sono solo teorie o belle parole inapplicabili nella realtà, sono metodologie sperimentate sia nei miei 21 anni da dipendente, grazie ai quali ho imparato a gestire i picchi e i super carichi di lavoro, a capire le dinamiche interne che muovono uno studio ed anche i conflitti che si creano al suo interno; ma anche e soprattutto nella mia professione di AV contabile.
Ho la grandissima fortuna di collaborare con uno studio di una commercialista lungimirante, una commercialista 4.0 come si direbbe adesso, una mosca bianca direi…. che ha capito che per crescere e dare un servizio di qualità al cliente, non basta saper fare la contabilità; è necessario un team di lavoro puntuale, preciso, organizzato ed intercambiabile.
Una vera sfida di questi tempi, in cui la figura del commercialista è un’appendice dell’Agenzia delle Entrate.
Questa Professionista, mi ha permesso, con il tempo, di aiutarla ad ottimizzare le prestazioni del suo staff, individuando i colli di bottiglia e riorganizzando alcune dinamiche poco funzionali.
Tutto questo è stato possibile anche perché il team stesso, non mi ha percepito come una minaccia esterna (che assolutamente non sono e non voglio essere), bensì come una mano tesa all’interno dello studio, una persona come loro che “si sporca le mani” e rema con loro affinchè la barca vada più veloce e con meno fatica.
Quali sono le procedure da ottimizzare per avere uno studio funzionale?
Se immaginiamo lo Studio come una grande macchina, tutti gli ingranaggi devono essere ben oliati.
INTERCAMBIABILITÀ
Tutti i membri del team, anche se hanno un pacchetto clienti affidato, devono saper gestire anche i clienti affidati agli altri.
Sembra una cosa scontata ma non lo è!
Spesso e volentieri ogni membro pensa esclusivamente al pacchetto clienti affidatogli, e non ha una visione d’insieme, non ha contezza dei clienti presenti in studio né della gestione di quelli non “suoi”.
Questo implica che in momenti di vera crisi, quando ad esempio uno dei collaboratori si assenta o è impossibilitato a lavorare, (Ex: malattia, maternità etc.) il team non è pronto ad affrontare le scadenze e le urgenze che possono presentarsi.
CONTROLLO
Fare mensilmente il punto della situazione sullo status delle contabilità.
E’ un obbiettivo ambizioso, ma fattibile.
A livello di aggiornamento iva, con la fattura elettronica è tutto molto più semplice. Una strategia vincente, ad esempio, è aggiornare mensilmente anche le contabilità che hanno un’iva trimestrale. In questo modo si è sempre un passo avanti alla scadenza.
Il vero problema arriva quando bisogna aggiornare le registrazioni di prima nota: estratti conto banca, carta di credito, cassa etc etc.
Nel 99% dei casi, il cliente non fa una prima nota, non fornisce la documentazione per tempo.. anzi non la fornisce proprio se non su richiesta.
La conseguenza è non avere mai una contabilità aggiornata e magari accorgersi in netto ritardo di documentazione mancante.
Uno degli esempi classici è quello delle ricevute di collaborazioni occasionali pagate, ma che non sono state mai consegnate e registrate. Si verificano quindi: ritardi nel versamento della ritenuta d’acconto, con conseguente ravvedimento operoso in F24, interessi, sanzioni.
EDUCAZIONE DEL CLIENTE
Fermezza e consapevolezza
Può sembrare un termine forte, ma è un punto fondamentale.
Consapevolizzare il cliente delle dinamiche e delle tempistiche, educarlo a fornire la documentazione con regolarità, fornire gli strumenti per agevolare il suo e il vostro lavoro è forse il punto più importante di tutto il processo organizzativo.
Anche avere il “pugno duro” con alcuni clienti ostici è importante. E qui entra in gioco direttamente il commercialista, il quale in quanto “capo”, deve fargli capire che non sono loro a fare un favore al professionista, fornendo quanto richiesto, ma è un dovere metterlo in grado di lavorare, anzi…è tutto nel proprio interesse diretto.
La documentazione fornita nelle tempistiche giuste comporta una contabilità aggiornata, una riduzione dei margini di errore, una consulenza contabile e fiscale puntuale.
DIREZIONE, COORDINAMENTO E CRESCITA
In tutti gli Studi c’è un responsabile, la figura di raccordo tra il commercialista e il resto dello staff.
Di solito è la figura più anziana, la memoria storica dello Studio, quella che lavora li da più tempo. È una figura preziosa, che deve essere capace di coordinare tutto il lavoro, seguire il suo e dalla quale si deve (e non si può) imparare.
La crescita professionale è un altro tassello fondamentale della “macchina Studio”, quella che permette di offrire una qualità sempre maggiore al cliente.
Spesso ci si trova nella situazione in cui il responsabile non elargisce di buon grado il suo sapere, tende ad accentrare tutto su di sè, “utilizzando” gli altri membri come appendici.
Niente di più sbagliato: il ruolo di responsabile non viene meno se anche gli altri acquisiscono le stesse competenze; anzi, cosi facendo si crea una forza lavoro sempre più forte, coesa e motivata che nei momenti di crisi e di picchi di lavoro elevati, dà un aiuto enorme al responsabile.
Con i giusti accorgimenti, lavorare sereni si può.
